●最近は企業内にある情報を適切に管理すべきであるとの考え方
が浸透し、「情報セキュリティ」という言葉がよく聞かれるように
なりました。４月から施行される個人情報保護法も、企業が知り
得た個人の情報を適切に管理・使用させることを目的としています。
当然、契約業務にも情報セキュリティ概念は影響を与えています。自己
が保有する契約書や契約情報を管理するのは当然、契約の相手方に対して
情報管理を徹底させるための仕組みも考えなければいけません。契約交渉
において相手方に送付する契約書ファイルにパスワードを付けたり、
一定の期間が経つとファイルが開かなくなるような機能を付けたりすること
もあるでしょう。
秘密保持契約でその契約書自体が秘密情報に該当すると敢えて明記する
ことも有効と思われます。また、相手方が大企業の場合、複数の部署が
あるわけですから、同じ社内の人間であってもプロジェクトに従事
していない者には情報を開示する必要はありません。社内での情報
開示制限を明記することも意味があります。ただ、あまりガチガチに
規定すると、業務効率を損なうこともありますから、バランス感覚は
大切なのですが･･･
●英文契約書では以下のような文言が記載されることがあります。
Recipient may disclose confidential information received from
discloser solely to the minimum possible number of its own
employees engaged in the Purpose for which the information
was disclosed.
「（秘密情報の）受領者は、開示者から開示された秘密情報を本目的に
従事する必要最小限の自己の従業員にのみ開示できるものとする」
